17.03.2023
Wer als Gründer im Gastronomiebereich durchstarten will, kommt an dem Thema "Kassensystem" nicht vorbei. Denn alles, was mit Umsatz, Einkauf/Verkauf und Back-Office zu tun hat, wird heute von modernen digitalen Kassensystemen verwaltet – von der Buchhaltung über die Kommunikation mit dem Steuerberater bis hin zur Abwicklung der Bestell- und Bezahlvorgänge der Gäste.
Im Gastgewerbe spielt die Auswahl des genau passenden Kassensystems eine entscheidende Rolle für den Erfolg des Betriebs. Daher sollte im Vorfeld genau darauf geachtet werden, welche Kassen- und Buchhaltungsfunktionen und welche weiteren Funktionen benötigt werden. Aber auch die Frage, welche Schnittstellen das System hat, wie und wo die Daten gespeichert werden und welche Form von Support vom Anbieter garantiert wird, sind wichtige Entscheidungskriterien für ein Kassensystem.
Die mechanische bzw. halbautomatische Registrierkasse kann im digitalen Zeitalter den Anforderungen an eine moderne Bestell- und Finanzabwicklung nicht mehr gerecht werden. Digitale Kassensystem sind eine Kombination aus Kasse mit Display (Hardware) und einem auf die Ansprüche des Betriebs abgestimmten Computerprogramm (Software). Damit können der tägliche Bezahlverkehr abgewickelt sowie Bestellungen und Transaktionen aufgezeichnet, gespeichert und ausgewertet werden.
Ein gutes Kassensystem erleichtert die Verwaltung des Gastronomiebetriebes. Es kann hier noch weit mehr als nur Kasse und digitale Buchhaltung sein. Das Kassensystem von Ready2Order enthält z. B. einen Tischplan, gibt Bestellungen per Funk an die Küche weiter, verwaltet Trinkgelder, druckt Belege, speichert (falls nötig) Kundendaten oder integriert Lieferdienstbestellungen. "Dadurch werden die Abläufe in einem Gastronomiebetrieb effizienter", heißt es beim Anbieter. "Die Servicezeit verringert sich. Dadurch kommt es insgesamt zu einer höheren Kundenzufriedenheit."
Digitale Kassensysteme für die Gastronomie sollten sämtliche Daten speichern können, die der Steuerberater/das Finanzamt benötigen. Und es muss garantieren, dass die aktuellen gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Eine wichtige rechtliche Anforderung in Deutschland ist die Bonpflicht. Seit 2020 sind alle Unternehmen im Gastgewerbe dazu verpflichtet, für jeden Kauf einen Bon auszustellen und diesen für mindestens ein Jahr aufzubewahren. Ready2order ermöglicht es beispielsweise, Bons elektronisch zu speichern und bei Bedarf auszudrucken.
Bei der Wahl eines Kassensystems sollte auf die individuellen Anforderungen des Betriebs geachtet werden, die bei einem Schnellrestaurant anders sein können als in der gehobenen Gastronomie. Einen großen Stellenwert bei der Auswahl des Systems sollte die Benutzerfreundlichkeit haben. Das bedeutet: Die Funktionen sollten eindeutig, leicht verständlich, einfach zu bedienen und optisch gut zu erkennen sein. Denn das spart Zeit und senkt vor allem das Risiko von Bedienungsfehlern (die wiederum Zeit und Nerven kosten). Wenn eine Schnittstelle zu Lieferdiensten integriert sein soll, ist ein zusätzliches Kundenmanagement nötig. Sehr wichtig sind sämtliche Aspekte der Sicherheit (Backup-Funktion; Cloud-Speicher) und EU-Datentschutz-konforme Datenschutzfunktionen. Moderne Kassensysteme erleichtern daneben auch die Erfassung und Übermittlung von Steuerdaten an das Finanzamt.
Bei den meisten heute angebotenen Kassensystemen handelt es sich um Komplettlösungen, die sich aus verschiedenen Komponenten zusammensetzen. Zu diesen Komponenten gehören zum einen die Hardware, daneben Softwarekomponenten und Supportstufen. Es empfielt sich, im Vorfeld mehrere Systeme zu vergleichen und sich bei Kolleginnen nach Erfahrungswerten zu erkundigen.
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